Prokrastinace je chronické odkládání důležitých úkolů na později, často ve prospěch méně důležitých nebo méně náročných aktivit. Prokrastinace není pouhá lenost – jedná se spíš o psychický blok, který může postihnout každého – včetně těch nejvýkonnějších členů týmu. Jako manažer máte jedinečnou příležitost pomoci svým podřízeným překonat tuto překážku. Jak? Podívejme se na několik konkrétních tipů.
Rozdělte velké úkoly na menší části
Jak uvádí článek na webu Entrepreneur.com, obrovské a komplexní projekty mohou na pracovníky působit děsivě. Výsledkem pak může být i prokrastinace. Pomozte svým zaměstnancům rozdělit úkoly na menší, konkrétní kroky. Když si každý den zvládnou „odškrtnout“ malý úkol, pocit úspěchu je motivuje pokračovat.
Stanovujte jasné a reálné termíny
Nejisté nebo příliš vzdálené termíny mohou podněcovat odkládání práce. Stanovujte jasné, ale dosažitelné deadliny pro jednotlivé fáze projektu. Pokud je úkol příliš rozsáhlý, rozplánujte jej na více menších termínů. Jasná struktura pomáhá snižovat úzkost z objemu práce.
Poskytujte pravidelně zpětnou vazbu
Zpětná vazba by neměla být něco, co zaměstnanci dostanou jednou za měsíc. Pravidelný přehled o tom, jak si vedou, jim dodává směr a jistotu. Pokud vidí pokrok, budou méně náchylní k prokrastinaci. Navíc se tím snižuje strach z hodnocení na poslední chvíli, který může vést k odkládání práce.
Podporujte přestávky a odpočinek
Prokrastinace je často důsledkem vyčerpání, frustrace a přepracovanosti. Manažeři by měli podporovat zdravou rovnováhu mezi prací a odpočinkem. Krátké přestávky během pracovního dne, stejně jako podpora pohody mimo kancelář, mohou pomoci vašim podřízeným udržet se svěží a soustředění.
Umožněte flexibilitu v práci
Každý člověk pracuje jinak – někdo je nejproduktivnější ráno, jiný odpoledne. Umožněte svým zaměstnancům určitou míru flexibility v plánování jejich práce. Když budou mít možnost přizpůsobit si pracovní režim, mohou lépe překonávat nutkání odkládat úkoly.
Vytvořte otevřené prostředí a nebojte se o prokrastinaci mluvit
Pocit podpory a pochopení může být klíčovým faktorem v boji proti prokrastinaci. Pokud se vaši zaměstnanci cítí součástí týmu a vědí, že mohou o problémech mluvit bez obav, budou méně náchylní k odkládání úkolů. Nebojte se o tématu prokrastinace mluvit a klidně se nebojte zmínit i své vlastní zkušenosti s tímto problémem.
-mm-