„Deadline management“: Jak svému týmu pomoci lépe a chytřeji dodržovat termíny
„Deadline management“ je anglická fráze, která popisuje schopnost plánovat, zadávat a hlavně zvládat deadliny, tedy termíny. Jako manažer musíte mít „deadline management“ v malíku. A pokud se správně naučíte realisticky zadávat a komunikovat termíny svým podřízeným, umožníte jim i chytřeji tyto termíny dodržovat. Zde je několik tipů, jak se naučit kvalitní „deadline management“.
Co je vlastně účelem deadlinů?
Mnoho manažerů se podle článku na LinkedIn Pulse domnívá, že deadline je zkrátka jenom způsob, jak podřízenému dát vědět, dokdy musí být zadaný úkol splněn. Termíny přitom ale plní i celou řadu jiných úloh.
- Struktura a organizace. Deadliny pomáhají strukturovat práci celého týmu a organizovat pracovní procesy v rámci něj.
- Motivace a zacílení. Když mají lidé daný nějaký termín, mnohem více jsou na svůj úkol zacíleni a mají motivaci na něm pracovat a včas ho dokončit.
- Time management. Deadliny pomáhají vašim podřízeným si lépe organizovat svůj vlastní čas a určovat si priority.
- Odpovědnost. V neposlední řadě dávají deadliny vašim podřízeným pocit, že jsou za daný úkol skutečně zodpovědní. Kdyby žádný deadline nebyl, pocit odpovědnosti za daný úkol by byl mnohem menší.
Jak zadávat realistické deadliny?
- Zapojte své podřízené. Do plánování a zadávání deadlinů zapojte své podřízené. Oni sami vědí, jak na tom časově a kapacitně jsou, a pokud budou od začátku do procesu zapojeni, budou k zadávaným termínům mnohem souhlasnější.
- Mějte kvalitní data ohledně kapacit vašich podřízených. Nerozhodujte se jen podle svého instinktu. Pracujte s kvalitními daty a mějte přehled o tom, kolik práce vaši podřízení mají.
- Komunikujte včas. Snažte se vyhnout tomu, abyste svým podřízeným dávali nerealistické nebo příliš ambiciózní termíny a uzávěrky na poslední chvíli.
- Vysvětlujte kontext. Aby byli podřízení v obraze a chápali, proč je nutné určité úkoly splnit do určitého data, je dobré jim vždy poskytnout širší kontext. A vysvětlit, proč je skutečně nutné úkol udělat a že zadaný deadline není jen vaším vrtochem.
- Buďte flexibilní. I když deadliny by se měly dodržovat, je nutné být i flexibilní a umět naslouchat podřízeným, pokud vám dají relevantní důvody k tomu, že termín nemohou stíhat.
-mm-
Help your team be better and smarter with deadline management
“Deadline management” is a term which refers to the ability to plan, assign and, most importantly, manage deadlines. As a manager, mastering deadline management is essential: by learning properly how to set and communicate realistic deadlines, you empower your team to meet them more efficiently. Here are some tips on developing strong deadline management skills.
What is the actual purpose of deadlines?
According to an article on LinkedIn Pulse, many managers believe that a deadline is simply a way to inform an employee when a task must be completed. However, in reality, deadlines serve several important functions:
- Structure and organisation. Deadlines help structure the team’s workflow and organise tasks within ongoing processes.
- Motivation and focus. When people have a set deadline, they tend to be more focused on the task and motivated to complete it on time.
- Time management. Deadlines support your team members in organising their time more effectively and in setting priorities.
- Responsibility. Finally, deadlines give employees a stronger sense of ownership over a task. Without any deadline, the feeling of accountability would be much weaker.
How to set realistic deadlines
- Involve team members. Include your team in the planning and deadline-setting process. They know best their own time and capacity and, if they are engaged from the start, they are more likely to commit to the deadlines.
- Rely on accurate data about your team’s capacity. Do not rely solely on your instincts. Use reliable data to understand how much work your team already has.
- Communicate in a timely manner. Avoid assigning unrealistic or overly ambitious deadlines at the last minute.
- Explain the context. To help your team understand why a task must be completed by a certain date, always provide the broader context. Explain why the task is necessary and make it clear that the deadline is not arbitrary.
- Be flexible. While deadlines should generally be respected, it is also important to remain flexible and listen to your team if they provide valid reasons why a deadline cannot be met.
-mm-